Öğrencilik hayatımızda, üniversiteye geçene kadar çoğumuz akademik mail ile ciddi olarak tanışmamıştık. Fakat üniversiteye geçince fark ettik ki, her türlü konu ve problemler akademik mail yoluyla paylaşılıyor. Hâl böyle olunca, akademisyenlere attığımız maillerin de ciddi ve kurallara uygun bir şekilde yazılması gerektiğinin farkına varmamız gerekiyor. Akademik mail nasıl hazırlanır? Mail hazırlamanın kuralları nelerdir? Akademik mail hazırlarken nelere dikkat etmeliyiz? O halde cevaplayalım!
Akademik Mail Nedir?
Akademik mail, sadece eğitim hayatımızda değil aynı zamanda iş hayatımızda da oldukça önemlidir. Profesyonel kariyerimizin en önemli basamağı diyebiliriz. Bu yüzden eğer akademik mail yazacaksan, etkileşimleri profesyonel olarak ele almalısın.
Derse girmediğin bir zaman diliminde anlayamadığın bir konuyu mail yoluyla öğretmene elbette sorabilirsin fakat bu konuyu önce arkadaşlarına sormanda fayda var. Önceden anlatıldıysa cevap alma olasılığın düşecektir.
Akademik Mail E-Postası Nasıl Olmalıdır?
Öncelikle, mail adresin en önemli konudur. Hatta birinci basamak diyebiliriz. Liseden kalan çılgın mail adreslerini artık tarihe gömmen gerekiyor. Şimdi o mail adresini bırakmalısın ve kendine adın ve soyadından oluşan ciddi bir mail hesabı kurmalısın. Bu yazıyı okurken yan sekmede bir mail hesabı oluşturmayı denersen de bir yükünü hafifletmiş olursun.
Nasıl Hazırlanır?
Konu başlığı akademik mail hazırlamanın en önemli ikinci basamağıdır. Çoğu zaman öğrenciler konu başlığını boş bırakıyor ya da şu gibi ciddiyetsiz başlıkları seçiyor: ‘’Çok acil!’’,‘’Lütfen hemen dönüş yapın!’’, ’’Derse gelemedim’’ vb. Bu konuya özellikle özen göstermelisin.
Bölümler Nasıl Olmalıdır?
- Konu Bölümü: Konu kısmında, açıklamaya yazdığın sorunun bir nevi başlığını yazmalısın. Örneğin, devamsızlık yaptığın bir derste hocaya bu durumu bildirmen gerekiyorsa, konu kısmına: ‘’18 Ekim 2021 tarihli derse devamsızlığım hk.’’ yazmalısın. Örneğin eğer staj başvurusu yapacağın bir yerse, ‘’E-Bursum staj başvurusu hk.’’ yazmalısın ki, maili alan kişi neyden bahsedecek olduğunu en baştan görebilsin.
- Giriş Bölümü: Maile başlarken hitapsız bir girişte bulunmak geri dönüş almanda kötü bir etken olabilir. Aslında selam verme işlemi, sadece mail konusunda değil, arkadaşlarınla yapacağın konuşmalarda bile son derece önemlidir. ‘’Merhaba, iyi günler, selam, günaydın, iyi akşamlar vb.’’ kelimeleri kullanmaktan çekinmemelisin. O yüzden, mail atarken de ilk giriş cümlesinde mutlaka kullanman gerekenler şunlardır: Merhaba Hocam, Sayın Prof. İsim Soy isim, Sayın Prof. Soy isim vb.
- Kendini Tanıtma Bölümü: Giriş bölümünü yaptın. Hemen direkt olarak konuya girmek yerine, kendini tanıtmalısın. Yani hoca beni tanıyordur diye düşünmek en tuhaf düşüncedir. Öğretmenin birden fazla sınıfı ve öğrencisi olduğu için isim konusunda unutkan olabilir. Kendini tanıtmak demişken, ‘’Ben Ceren’’ dersen, kendini tanıtmış olmazsın. Öğretmenin Ceren isminde birçok öğrencisi olabilir ve hangi Ceren olduğunu anlamayabilir. Bu yüzden, şu şekilde kendini tanıtmalısın: ‘’Ben TDE302 dersinden 170205 numaralı Ceren Kütük’’ Bu şekilde kendini tanıttığında, hoca numaranı sistemden aratarak kim olduğunu hatırlayabilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta ise, eğer öğretmenle yakın bir iletişimdeysen attığın her mailde bu şekilde bir tanıtma yapmamalısın. İsim ve soyisim söylemen artık öğretmen için yeterli olacaktır.
Devam edelim.
- Konuya Giriş Bölümü: Kendini de tanıttıysak geldik asıl konuya. Eğer bir problemin varsa onu uzun uzun yazmak yerine kısa, net bir şekilde yazmalısın. Örneğin, o gün o derse katılamadıysan ve katılamaman bir sorun teşkil ediyorsa bunu açıklayan bir mail yazmalısın: ‘’18 Ekim 2021 tarihli derse raporlu olduğumdan dolayı katılım sağlayamayacağım. Bugün yapılması planlanan sunum ödevimi rahatsızlandığımdan dolayı gerçekleştiremeyeceğim için önceden sizi bilgilendirmek istedim. Anlayışınız için teşekkür ederim.’’
- Kapanış Bölümü: Kendini tanıttın, sorununu da anlattın o zaman gönder tuşuna basma zamanı! Hayır hayır. Bu şekilde yapmıyorsun. Peki ne yapıyorsun? Nasıl selam vererek giriş yaptıysan, iyi dileklerde bulunarak maili bitirmelisin. Peki neler diyebilirsin? Örneğin, ‘’Saygılarımla, iyi günler, hoşça kalın’’ gibi kelimeleri kullanabilirsin.
Mail Dili Nasıl Olmalıdır?
Kendin olmalısın. Emoji kullanmadan, ciddi ve net bir üslup kullanmalısın ve çekinmeden, kaba olmadan ‘’siz’’ hitabıyla mailini yazmalısın.
Bu arada yazım kurallarına da dikkat etmelisin. Sesli ve sessiz harfleri yerinde kullanmayı, noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakmayı artık alışkanlık haline getirmelisin. Eğer bir kelimenin yazılışı hakkında bilgi sahibi değilsen hemen TDK Sözlük kullanarak o kelimenin nasıl yazıldığını saniyeler içinde öğrenebilirsin. ‘’Bağlaç olan de/da ayrı yazılsa ne, yazılmasa ne!’’ diye düşünmeyi bırakmalısın. Yani dilimiz en büyük varlığımız. Bu varlığı, iletişimin temellerini kendi ellerinle çürütmemelisin.
Kurallara uyduğun takdirde cevap alma olasılığın çok yüksektir. Kurallara uymadan, direkt olarak sorulan sorular çoğu zaman cevaplanmaz. Cevaplansa bile karşı tarafta kötü bir izlenim bırakarak cevap almış olursun. Kullandığın dil her zaman çok önemlidir. Dilimize sahip çıkalım ve bunu mail hazırlarken de gözden kaçırmayalım. Attığın tüm maillere olumlu dönüşler alman dileğiyle. Sağlıklı günler!
Burs arıyorsan en doğru adres E-Bursum. Sitemizde başvurularını kafan karışmadan, açık ve anlaşılır biçimde yazılan rehberlerimiz aracılığıyla kolayca yapabileceksin. Bu kurumlara dair özel ve 2021-2022 dönemi için güncel yazılarımızı ve sitemizi gözden geçirmeni öneririz. Burs Başvurusu Hakkında Bilmen Gereken Her Şey! adlı yazımıza buradan ulaşabilirsin. Burs Ara kısmında güncel olan tüm burslara ulaşabilirsin.
